Dyrebar tid går til spilde, når vi holder møder

En undersøgelse fra sessions viser, at en stor del af medarbejderne i private virksomheder oplever, at der går meget tid til spilde, når der afholdes møder. Forskellige elementer, som de fleste af os nok kan nikke genkendende til, fremstår nemlig forstyrrende for mødets egentlige dagsorden.

Tid er en af de vigtigste ressourcer, vi har. En ny analyse, foretaget blandt 1.600 medarbejdere i forskellige danske virksomheder, viser dog, at rigtig meget værdifuld tid går til spilde af den simple årsag, at mødedeltagerne simpelthen kommer for sent, og at AV-udstyret ikke virker tilstrækkeligt.

Respekter hinandens tid

Analysen er foretaget af sessions, som ved alt om, hvordan man holder perfekte møder, og den viden tilbyder de virksom- heder i forskellige typer pakkeløsninger. Deres nyeste analyse viser, at der er en række problemstillinger, når det kommer til mødeafholdelse, der kan ende med at skabe utilfredse medarbejdere og koste dyrebar tid. Ifølge Jonas Nilsson, der er specialist hos sessions i AV-løsninger til mødelokaler, er der en klar gennemgående tendens, når vi afholder møder rundt omkring i de danske virksomheder:

Det er en helt klar og ærgerlig tendens, vi ser, som kun kan vendes, hvis vi bliver bedre til at respektere hinandens tid, når vi afholder møder. Et stort problem er, når vi indkalder til et møde uden at have en klar agenda, da det gør det svært for folk at have noget at forholde og forberede sig til. Dét, kombineret med, at vi ikke kommer i gang til tiden, folk tjekker mail løbende, og at udstyret driller, er grundene til, at mange af vores respondenter føler, at meget tid går til spilde, fortæller Jonas Nilsson.

Artiklen fortsætter under billedet.

Åben mødekultur kan give plads til nytænkning

Den åbne mødestruktur kan give plads til spontane input og skabe nye ideer hos deltagerne. Prisen, vi betaler for den åbne møde-stil, kan dog godt gå ud over mødets egentlige agenda. Især i private virksomheder, hvor 33% af de adspurgte respondenter fortæller, at de gode ideer og spontane inputs aldrig kom videre, fordi de ikke indgik i referatet, og derfor også hurtigt bliver glemt igen, fortæller Jonas Nilsson:

Den afslappede og uformelle mødestil, som mange af vores respondenter genkender, kan skyldes, at vi har en tovejskultur, der er præget af åbenhed og interaktion. Det kan selvfølgelig have sine fordele, hvis man udnytter det optimalt og arbejder videre med de gode ideer. Ellers opleves det som lange, ineffektive møder, der hverken forholder sig til agendaen eller den nytænkning, der kan opstå til møderne.

Ifølge Jonas Nilsson åbner den afslappede mødekultur også op for, at nogle mødedeltagere, kan gå ind og hijacke mødet, hvor de taler mere, end de lytter, eller har gang i en hel masse andre ting, der virker forstyrrende eller ufokuserede.

Artiklen fortsætter under billedet.

Dårligt AV-udstyr kan ødelægge selv det bedste oplæg

Coronavirusset har for alvor sat gang i videomøder over Teams, Skype, Zoom, Hang-outs og så videre. Og der er ingen tvivl om, at videomøder vil erstatte mange fysiske møder i fremtiden – både af hensyn til sikkerhed, men også af økonomiske hensyn, for der er masser af rejsetid og penge at spare på at mødes på afstand. Det stiller krav til kvaliteten af AV-udstyret, da en stor og væsentlig del af vores daglige kommunikation er nonverbal – også i møder. Hver dag reagerer vi på tusindvis af nonverbale tegn i de samtaler, vi har. Det betyder, at det, vi siger, uddybes og underbygges af vores mimik, kropssprog og toneleje.

Møder uden en skærm – eller på en lille skærm – kan resultere i, at en række af disse nonverbale budskaber simpelthen ikke bliver overleveret, og at intonation, kontekst, følelser, indhold, struktur, humør med mere ikke kommer klart og tydeligt igennem. Det er dét – og om udstyret virker – som godt 40% i undersøgelsen oplever som et dårligt møde med misforståelser og forkerte antagelser. Med et ordentligt gearet møderum med en stor skærm i god kvalitet og med klar og tydelig lyd, har vi de bedste forudsætninger for, at den nonverbale kommunikation og vores budskaber kommer igennem og er dermed sikret en høj mødekvalitet og et bedre udbytte af møderne.

Når der afholdes et møde med flere deltagere, bør følgende overvejes:

1. Stor skærm, så alle detaljer kan læses på den givne afstand, og at vi kan bevare den

vigtige nonverbale kommunikation og se hinanden i øjnene.

2. God mikrofon og højtalere, så alle pointerne og nuancerne i tonelejet kommer med!

3. Professionelt indrettede lokaler med korrekt belysning og ergonomi, så mødedeltagerne kan holde fokus.

Artiklen fortsætter under billedet.

Fremtidens arbejdspladser kalder på en ny mødekultur

I fremtiden kommer vi til at opleve mere fleksible og mobile arbejdspladser. Det kommer til at kræve højere grad af interaktion end tidligere i form af flere onlinemøder, Huddle Spaces og interaktive møderum, som vi netop i stor stil har oplevet det under Coronakrisen. For mange virksomheder er det stadig en del af hverdagen, da medarbejdere af forskellige årsager endnu kan være nødsaget til at arbejde hjemmefra – eller det er et aktivt tilvalg.

Det stiller høje krav til, at vi agerer effektivt i vores møder og har de rette forudsætninger for, at alle omstændigheder for et godt møde er på plads. Der stilles altså både krav til mødeafholderen, de enkelte mødedeltagere og de mange tekniske og digitale elementer, der sammen skal sørge for, at vi får dét ud af møderne, som vi egentlig ønsker og med respekt for hinandens dyrebare tid.

Del dette indlæg
Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Scroll til toppen

Tilmeld Branche Indsigts nyhedsbrev